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El email, el segundo gran enemigo de la productividad

El primer gran enemigo de la productividad son las reuniones.

En el post de Business Illustrator de esta semana, se habla de la razón principal por la que es mala idea gesitonar documentos por email.

El email es una implementación de la era de la informática que emula un proceso de mensajería utilizado hace miles de años.

El email es una evolución tecnológica, no lógica.

El Rey, o el Califa, o el emisor, prepara un pergamino producto de su trabajo, lo que a partir de ahora llamaremos la PPT, y se lo envía a todos sus colaboradores, los duques o Emires, por lo cual el mensajero hace entrega de 20 PPTs y cada una de ellas será recibida, comentada, versionada, archivada, ignorada o incinerada, y se repite el proceso que ahora multiplica la complejidad de la Carta Magna que se desea firmar, la PPT Final, o el Word Final, o como se le llama comúnmente en algunas organizaciones muy maduras,  "Alcance del proyecto complicado Versión 1.3.2 FINAL - APROBADO CEO 2018 Abril".



Las versiones

El versionado de documentos y activos digitales es todo una aventura para cualquier CTO, y no todos los equipos pueden usar las mismas plataformas de versionado.

Para equipos muy maduros y acostumbrados a los desafíos de trabajar en un SVN o GIT u otro sistema de versionado solo inteligible para programadores o usuarios con aptitudes de TI avanzadas es simple escalar. ¿Pero que hay de los equipos que por razones de gobernanza no pueden usar plataformas colaborativas en la nube o que tienen equipos multidiciplinarios?

Sin duda que hay opciones, pero el mail solo agrega complejidad a la tarea de versionar, es preferible por mail comunicar solamente la ruta en la que residirá el contenido, pero compartir documentos por mail es de lo más complejo e improductivo si encima no se tiene control ni auditoría sobre el acceso al contenido como se puede tener con Hubspot

Los comentarios

Normalmente, a no ser que todos los copiados en una cadena de mail sean muy maduros y ordenados para comentar o responder, quede muy librada al estilo del equipo la capacidad de acceder a los comentarios de cada item especifífico mencionado en un email. Diseccionar un email en temas es más sencillo si cada comentario refiere a un link directo a un sistema de gestión del trabajo. Lo más deseable, es que esas comunicaciones sobre las tareas, se den en el propio sistema de gestión colaborativa para que sean accesibles y auditables.

El espacio

Hay que guardar esos emails en algún lugar, y sus respuestas. ¿Y quien es responsable por el resguardo de toda esa información? ¿Y quien la debe poder acceder? ¿Y cuando esa persona ya no está en la organización que sucede con todo ese conocimiento? Las organizaciones que no tienen soluciones para la gestión documental sufren en algún momento de problemas relacionados a la disponibilidad del espacio, y al resguardo de la información, porque la complejidad del versionado se agrega a la complejidad de la gestión.

¿Pero entonces para que usar el email?

El email es para la comunicación efímera, para aquello que no se pueda clasificar como conocimiento, para lo que sea difícil identificar como tarea o para aquello que si se pierde, no importa mucho.

En algún momento solo lo usaremos para verificar nuestras identidades y resetear contraseñas.

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