Ir al contenido principal

El email, el segundo gran enemigo de la productividad

El primer gran enemigo de la productividad son las reuniones.

En el post de Business Illustrator de esta semana, se habla de la razón principal por la que es mala idea gesitonar documentos por email.

El email es una implementación de la era de la informática que emula un proceso de mensajería utilizado hace miles de años.

El email es una evolución tecnológica, no lógica.

El Rey, o el Califa, o el emisor, prepara un pergamino producto de su trabajo, lo que a partir de ahora llamaremos la PPT, y se lo envía a todos sus colaboradores, los duques o Emires, por lo cual el mensajero hace entrega de 20 PPTs y cada una de ellas será recibida, comentada, versionada, archivada, ignorada o incinerada, y se repite el proceso que ahora multiplica la complejidad de la Carta Magna que se desea firmar, la PPT Final, o el Word Final, o como se le llama comúnmente en algunas organizaciones muy maduras,  "Alcance del proyecto complicado Versión 1.3.2 FINAL - APROBADO CEO 2018 Abril".



Las versiones

El versionado de documentos y activos digitales es todo una aventura para cualquier CTO, y no todos los equipos pueden usar las mismas plataformas de versionado.

Para equipos muy maduros y acostumbrados a los desafíos de trabajar en un SVN o GIT u otro sistema de versionado solo inteligible para programadores o usuarios con aptitudes de TI avanzadas es simple escalar. ¿Pero que hay de los equipos que por razones de gobernanza no pueden usar plataformas colaborativas en la nube o que tienen equipos multidiciplinarios?

Sin duda que hay opciones, pero el mail solo agrega complejidad a la tarea de versionar, es preferible por mail comunicar solamente la ruta en la que residirá el contenido, pero compartir documentos por mail es de lo más complejo e improductivo si encima no se tiene control ni auditoría sobre el acceso al contenido como se puede tener con Hubspot

Los comentarios

Normalmente, a no ser que todos los copiados en una cadena de mail sean muy maduros y ordenados para comentar o responder, quede muy librada al estilo del equipo la capacidad de acceder a los comentarios de cada item especifífico mencionado en un email. Diseccionar un email en temas es más sencillo si cada comentario refiere a un link directo a un sistema de gestión del trabajo. Lo más deseable, es que esas comunicaciones sobre las tareas, se den en el propio sistema de gestión colaborativa para que sean accesibles y auditables.

El espacio

Hay que guardar esos emails en algún lugar, y sus respuestas. ¿Y quien es responsable por el resguardo de toda esa información? ¿Y quien la debe poder acceder? ¿Y cuando esa persona ya no está en la organización que sucede con todo ese conocimiento? Las organizaciones que no tienen soluciones para la gestión documental sufren en algún momento de problemas relacionados a la disponibilidad del espacio, y al resguardo de la información, porque la complejidad del versionado se agrega a la complejidad de la gestión.

¿Pero entonces para que usar el email?

El email es para la comunicación efímera, para aquello que no se pueda clasificar como conocimiento, para lo que sea difícil identificar como tarea o para aquello que si se pierde, no importa mucho.

En algún momento solo lo usaremos para verificar nuestras identidades y resetear contraseñas.

Comentarios

Entradas populares de este blog

Que es el diseño centrado en humanos?

IDEO es una gran fuente de inspiración para cuando queremos poner en práctica ciertos valores. Una obra fundamental de la editora es un set de herramientas y metodologías para lo que la gente IDEO eran las 3 etapas fundamentales de encarar un problema de diseño centrado en humanos. Por suerte para los humanos que no tienen a mano la referencia, existe la mnemotecnia, y esta es muy simple en el caso de HCD. Las siglas para diseño centrado en humanos, en inglés, HUMAN CENTERED DESIGN, es la misma que la de las etapas de Escuchar, Crear, Entregar, en inglés HEAR, CREATE, DELIVER. En el video más abajo explica lo que quiere decir enfocarse en el ser humano como centro de las soluciones que creamos. Suena como algo muy básico, pero es muy común encontrar hoy en día en nuestro mundo cosas y servicios que parecen haber sido diseñados para quienes trabajan en la cadena de valor que para quienes van a usarlo. Soluciones muchas veces portadoras de una cantidad de funcionalidades agregadas

Service Design Doing, el esperado libro de Diseño de Servicios y Pensamiento de Diseño

Service Design Doing Out now: This is Service Design Doing from More than Metrics on Vimeo . Descargá ahora parte del contenido Salió el esperado libro de los creadores del Service Design Thinking. En el sitio oficial del libro también se comparten los métodos para quienes los necesiten, y solo con poner su mail pueden descargar el documento de 7MB con todo el contenido metodológico para descargar .  Este nuevo libro aporta a la obra seminal de algunos de los mismos autores "This is Service Design Thinking", la cual es la principal fuente de inspiración de este sitio, con contenido que ayuda a llevar lo teórico a lo práctico. Cual es el libro anterior a This is Service Design Doing?  Para los que no conocen el libro original: Si te interesa y no querés esperar a leer el libro para empezar está bien. Aqui explicamos como . Pero creemos que esta es la literatura básica para quien desea adentrarse en el futuro del diseño de servicios. Pero que es el dis

Una herramienta clave para aplicar Service Design Thinking en Pequeñas Empresas

La excelencia y la búsqueda de la mejor calidad es importante en las grandes empresas. Y más importante en las pequeñas porque es un factor de diferenciación en la creación de valor. Sabiendo que solo las nuevas experiencias cambian las actitudes que generarán nuevas conductas, es que tenemos que enfocarnos en como diseñar las mejores experiencias que nos den los mejores resultados. El objetivo principal del pensamiento de diseño es resolver las necesidades específicas de los clientes, y hacerlo respetando algunas etapas: Empatizar : Comprender en profundidad a tus clientes, empaparse en la historia de quien vivenciará el servicio. Definir : Segmentar la información de manera tal que nos puedan emerger temas o  ideas para fundamento de la solución. Idear : Mirar hacia atrás y lanzarse a crear ideas nuevas de manera divergente. Prototipar : Generar soluciones tangibles que sean una prueba de concepto de lo que queremos generar. Validar : Ver como reacciona el público fren